Mengapa Agen Perjalanan Harus Menggunakan Teknologi untuk Mengotomatiskan Back Office mereka

Mengapa Agen Perjalanan Harus Menggunakan Teknologi untuk Mengotomatiskan Back Office mereka

Ketika datang ke eksekusi, operasi back office adalah bagian penting dari organisasi mana pun. Agen perjalanan sering terlihat menyeimbangkan dan menghafal klien dan pendapatan selama sebulan.

Untuk agen perjalanan Tour Sabang, mengidentifikasi dan mengekstraksi kegiatan manual adalah tugas yang menantang karena sifat proses yang terintegrasi dengan baik di bagian belakang. Oleh karena itu, ini memerlukan identifikasi kegiatan manual ini di awal.

Di bawah ini adalah beberapa kegiatan manual yang dilakukan agen sebagai bagian dari rutinitas kerja mereka yang dapat diganti dengan otomatisasi di kantor ujung belakang:

1) Akuntansi dan Pelaporan

Karena mengalokasikan pendapatan melalui akun adalah relatif lebih mudah, masih terpisah dari biaya. Mengapa biaya? Karena itu sulit untuk menghitung biaya penjualan untuk berbagai akun tergantung pada upaya. Pertimbangkan untuk mencari tahu jumlah jam yang diinvestasikan dalam akun setiap bulan dan kemudian ambil dalam spreadsheet.

Bagaimana dengan melaporkan biaya yang tepat dan menganalisis profitabilitas masing-masing akun? Melacak pembayaran, komisi, dan pendapatan pemesanan secara manual adalah tugas yang kompleks dan menghabiskan waktu yang rentan terhadap kesalahan.

Oleh karena itu, menggunakan Perangkat Lunak Agen Perjalanan yang efektif untuk pelaporan tepat waktu dan menghitung biaya tanpa banyak tenaga kerja / manual dapat menjadi keputusan yang baik. Di sini, memanfaatkan teknologi akan mengurangi tenaga kerja yang dibutuhkan dan juga kesalahan manual.

2) Layanan Akun Perjalanan terkait Kecerdasan Bisnis

Memberikan laporan pola perjalanan yang progresif, kepatuhan kebijakan perjalanan, dll., Dapat menambah nilai bisnis agen perjalanan tetapi, itu pasti melibatkan banyak pekerjaan manual.

Hal ini semakin meningkatkan biaya tenaga kerja dan mengakibatkan tingkat daya saing yang buruk, sehingga menyebabkan hilangnya pendapatan. Oleh karena itu, otomatisasi back end office adalah suatu keharusan untuk mengurangi biaya tenaga kerja dan meningkatkan produktivitas, mengurangi konsumsi waktu melalui aplikasi yang terintegrasi.

3) Aturan Bisnis dan Manajemen Pendapatan

Agen Perjalanan bekerja dengan berbagai pelanggan, agen, dan pemasok. Mereka berbeda dalam hal jenis, lokasi, ukuran, pemesanan dll dan memerlukan aturan bisnis yang terpisah, seperti kenaikan harga dan margin berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan untuk manajemen pendapatan yang efektif.

Proses tradisional menuntut penerapan manual aturan bisnis ini untuk setiap transaksi dan pada banyak entitas.

Katakanlah Anda memiliki markup berbeda untuk penerbangan dan hotel dan Anda juga memiliki struktur komisi untuk sub-agen berdasarkan jumlah pemesanan yang mereka lakukan.

Setiap kali Anda atau sub-agen Anda melakukan pemesanan, Anda perlu menerapkan markup yang relevan secara manual tergantung pada apakah itu pemesanan penerbangan, pemesanan hotel atau pemesanan mobil. Anda juga harus menghitung komisi yang harus Anda bayarkan untuk sub-agen Anda, berdasarkan kelas mereka. Jika Anda melakukan b2c maka Anda bahkan mungkin harus menerapkan markup tambahan berdasarkan kelas pelanggan.

Jika Anda melakukan 5-10 pemesanan sebulan, itu mungkin bukan masalah besar tetapi jika Anda melakukan ratusan pemesanan aneh sebulan atau lebih, melakukan semua ini secara manual untuk setiap pemesanan bisa menjadi sangat memakan waktu dan mudah terjadi kesalahan.

Sistem Agen Perjalanan dapat mengotomatiskan proses ini dan menghemat banyak waktu dan biaya tenaga kerja. Anda hanya perlu mengkonfigurasi kebijakan satu kali dan sistem akan secara otomatis menerapkannya pada setiap pemesanan.

4) Komisi Pemasok dan Agen

Penghitungan komisi sub-agen dan vendor atau pemasok seperti maskapai penerbangan, hotel, agen penyewaan mobil, dll. Bisa terlalu membingungkan terhadap total pendapatan yang dihasilkan.

ERP perjalanan yang canggih dapat membantu dalam menghitung komisi yang belum dibayar, melepaskan pembayaran, dan memberi tahu akun mengenai jumlah yang tersisa atau jatuh tempo.

5) Perubahan Rencana Perjalanan Menit Terakhir

Akun perjalanan perusahaan sering kali membuat perubahan pada rencana perjalanan pada saat terakhir. Oleh karena itu, menyesuaikannya secara manual setiap kali adalah pekerjaan yang membosankan yang membuat berurusan dengan akun perusahaan menjadi kurang fleksibel untuk agen perjalanan.

Melalui sistem terintegrasi otomatis di bagian belakang, agen perjalanan dapat secara fleksibel membuat perubahan dalam rencana perjalanan tanpa mengurangi waktu. Ini akan membantu dalam mengelola hubungan akun dengan cara yang lebih baik dan tidak kehilangan mengimplementasikan perubahan menit terakhir.

Bagaimana Anda Mengotomatiskan Back Office Anda?

ERP Perjalanan dirancang untuk menyediakan aplikasi terintegrasi yang berfungsi untuk kantor depan dan juga proses bisnis kantor belakang. Mayoritas departemen atau proses dalam suatu organisasi terdiri dari penggajian, SDM, dan akuntansi.

Demikian juga, ERP memiliki kemampuan untuk membuat peran ini secara efektif melalui aplikasi perangkat lunak utama mereka yang dapat membantu agen perjalanan dalam memiliki proses standar dan dengan demikian mengurangi biaya untuk perusahaan / agen.

Struktur / model data umum dan proses terstandarisasi adalah nilai paling penting yang dapat ditambahkan oleh ERP ini ke kantor agen. Karena kurangnya satu atau kedua aspek ini, kegiatan manual dilakukan dalam sistem yang tidak terintegrasi.

Melalui struktur data umum, informasi dapat disusun dan disusun satu kali dan dapat diperbarui atau disesuaikan pada tingkat individu sesuai kebutuhan, sehingga menambah fleksibilitas untuk proses dan karenanya, pelaporan informasi atau data menjadi tugas yang mudah setiap hari.

Kecerdasan bisnis adalah kebutuhan jam bagi agen perjalanan untuk memiliki aliran proses kerja yang sistematis dan terstruktur seperti akuntansi dan penggajian di mana aliran informasi harus lancar.

Agen perjalanan perlu memahami bagaimana manajemen perjalanan dapat disederhanakan melalui otomatisasi back end office dengan mengganti aktivitas kerja manual dengan aplikasi perangkat lunak yang menurunkan frekuensi melakukan kesalahan manual.

Investasi pada perangkat lunak otomasi atau ERP khusus untuk agen perjalanan adalah investasi satu kali yang dapat menyelesaikan masalah tenaga kerja dan masalah manajemen agen perjalanan.

Mempertimbangkan evolusi industri perjalanan dan pariwisata baru-baru ini, tiba-tiba muncul dorongan dalam sifat kompetitif industri perjalanan, yang menuntut investasi yang berani dan fungsi-fungsi yang berorientasi pada hasil untuk diterapkan demi peningkatan efisiensi.